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Comment maintenir votre réunion brève grâce à 8 astuces

1. Programmez-la à une mauvaise heure

  Par exemple : juste avant l'heure du déjeuner,
ou juste avant l'heure de fermeture des bureaux.

  2. Restez debout

  Les réunions les plus courtes se tiennent debout !
  Les sièges, surtout confortables, invitent à la
  discussion.

  Ne pas s'asseoir pour une réunion lui donne un caractère
  d'urgence, l'inconfort fait faire du bon travail
  en un temps étonnamment court ! Rangez les chaises et,
  donnez l'exemple, en restant debout vous-même.

  Le caractère d'urgence imprimé à la réunion dépendra
  du ton que vous lui donnerez.

  3. Commencez par un point facile

  En démarrant une réunion par un point difficile
  ou délicat, vous risqueriez de créer un climat
  de tension et d'émotions négatives qui rendraient
  même les points suivants - plus faciles - difficiles à
  traiter.

  Si, au contraire, vous commencez par un point positif,
  l'ambiance et les sentiments positifs faciliteront
  les choses et créeront une plate-forme de départ
  plus favorable pour les points difficiles.

  4. Gardez la conscience du temps qui passe

  Installez une grosse horloge visible par tous.
  Demandez à tous ceux qui ont un chronomètre sur
  leur montre de le régler sur une heure fixe.
  Donnez à chacun la parole pendant 10 secondes, chronométrez,
  puis faites sonner la clochette. Vous devez être
  impitoyable.

  Nous avons vu des organisateurs installer
  un feu tricolore sur le podium :
  vert = vous pouvez parler ;
  orange = attention, la fin de votre temps de parole
  approche ;
  rouge = stop !

  5. N'invitez pas les problèmes !

  Ne faites pas participer les gens qui ont
  la réputation de tout discuter pendant des heures.
  Vous pouvez parfaitement vous passer de leur influence
  négative. Si vous ne pouvez pas faire autrement,
  dites-leur clairement que s'ils ne respectent pas
  les règles, ils ne seront plus invités !

  6. Laissez quelque chose pour la prochaine fois

  On ne peut pas toujours traiter tous les points prévus,
  lors d'une réunion. Si cela devient trop long,
  remettez à la réunion suivante. Traitez seulement
  le plus important et le plus urgent. Encouragez le
  positif.

  7. Chaque personne qui soulève un problème
  doit aussi apporter une recommandation

  Cela vous permet de garder le climat de la réunion
  plus positif !

  8. Évitez d'accepter la discussion sur des sujets
  qui ne sont pas d'intérêt général

  Proposez de les traiter en petit comité.


Que faire pour bien recevoir les plaintes


  - Écoutez avec calme et intensité. Ne restez pas
    derrière votre bureau. Rapprochez-vous de la personne
    et créez un climat d'entretien d'égal à égal.

  - Écoutez avec sérieux et prenez des notes.

  - Recevez les accusations personnalisées sans vous
    mettre sur la défensive.

  - Exprimez aussi votre attention par votre attitude
    corporelle et l'expression de votre visage.
    Établissez un bon contact visuel.

  - Soyez patient !

  - Posez des questions : vous devez en savoir plus.
    Vous allez être étonné d'apprendre tant de choses
    intéressantes...

  - Écoutez jusqu'au bout avant de répondre,
    n'interrompez pas.

  - Montrez-vous empathique (mettez-vous mentalement
    à la place du client).

  - Utilisez des mots qui apaisent.

  - Évitez de repousser la faute sur d'autres...
    Après : Agissez, et agissez vite !

  - Si vous demandez conseil, adressez-vous à une
    personne réellement concernée (ne bavardez pas).

  - Faites le bilan : Qu'est-ce que j'ai bien fait ?
    Qu'est-ce que je peux améliorer ?



14/03/2013
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