-----Des idées et des actions pour développer votre communication-----

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Comment gagner 50% de votre temps?

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Êtes-vous maître de votre temps ou est-ce lui qui vous domine ?

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Combien de temps consacrez-vous à chacune de vos tâches de manager dans une journée ?
Comparez avec une journée dite "idéale" d'un manager américain:

-> Le temps attribué à la production : 50 %
Cela inclut les prises de décisions, la délégation, la résolution de problèmes et tout autre travail directement lié à votre domaine de responsabilité.
-> Le temps pour planifier : 25 %
Cela inclut la planification à long terme, l'analyse et la réflexion pour anticiper les problèmes, la formation de vos subordonnés, ainsi que le recueil d'informations concernant ces sujets.
-> Le temps consacré à l'administration : 15 %
Cela inclut la rédaction de rapports divers.

-> Et, avec tout cela, vous avez le droit à 10 % de temps "perdu", c'est-à-dire des interruptions,
 des erreurs, des retards, etc.
Alors, comment se présente votre journée type par rapport à ces données ?
Cela correspond ? Parfait.
Vous en êtes très loin ? Réussissez-vous, malgré cela, à accomplir vos tâches les plus importantes ? Sinon, il est peut-être temps de reconsidérer votre organisation du temps. Repartez à la recherche de vos objectifs et de vos priorités. Réorganisez-vous !

 

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Quand perdez-vous beaucoup de temps ?
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D'après une enquête menée dans plusieurs entreprises américaines, les principaux éléments qui font perdre du temps pendant les heures de travail sont les suivants : (notez ceux qui vous concernent).
[] Arriver en retard
[] Partir avant l'heure
[] Prolonger l'heure du déjeuner
[] Bavardages
[] Travail lent et manque de concentration
[] Absences non justifiées (fausses maladies, etc.)
[] Lecture de journaux ou magazines (pas en rapport avec le travail)
[] Déjeuner d'un sandwich au bureau mais prendre tout de même son heure de déjeuner
[] S'occuper de ses affaires personnelles
[] Téléphones personnels
[] Surfer sur le web
Ce qui est intéressant, c'est que les personnes concernées ne semblent avoir aucune conscience de
 l'importance de la perte de temps pour l'entreprise que représentent ces "petits" non-respects des
 horaires.
Elles estiment que cela représente en moyenne 20 minutes par jour, par employé. D'après l'enquête, la moyenne réelle serait de 4 heures et 8 minutes par employé et par semaine, soit 248 minutes.

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Lisez votre courrier 2 fois plus vite
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1. En prenant une lettre d'affaires ou un email, lisez d'abord l'en-tête, puis la signature.
Pour une note de service, vérifiez-en la provenance et l'objet.
Posez-vous les questions suivantes :

- Qui est l'expéditeur ?
- Le connaissez-vous ? Connaissez-vous son entreprise?
- Quel était le contenu de la dernière lettre que vous lui avez expédiée ?
- Quelle réponse attendiez-vous de lui ?
2. Faites un survol rapide du texte.
La plupart des lettres sont assez simples et ne concernent que 2 ou 3 points précis.
- Savez-vous les repérer d'un coup d'oeil ?
- Qu'est-ce que votre correspondant attend de vous ?
3. Lisez d'abord le dernier paragraphe. Les renseignements que vous cherchez - ce que le correspondant attend de vous - devraient y être exposés.
4. Ne jetez qu'un bref coup d'oeil aux premiers paragraphes.
Ils se composent habituellement de diverses formules de politesse : En réponse à votre lettre du... Nous vous remercions de... Nous sommes heureux..., etc.
Laissez tomber. Entrez immédiatement dans le vif du sujet !





11/05/2012
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